广东金融学院采购代理机构管理实施细则

              

            第一章 总则

第一条 为规范学校委托代理采购工作，加强对采购代理机构的动态管理，提高采购代理服务质量，依据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》《中华人民共和国招标投标法实施条例》《政府采购代理机构管理暂行办法》和《广东金融学院采购管理办法（2022年修订）》等规定，结合学校实际，制定本细则。

第二条 本细则所称采购代理机构（以下简称“代理机构”）是指集中采购机构以外，受我校委托从事项目采购代理业务的社会中介机构，适用于学校委托代理机构实施货物、工程和服务项目采购活动，代理机构应遵循公开、公平、公正和诚实信用原则，优质高效完成学校委托的采购代理任务。

第三条 招标与采购中心负责代理机构的遴选、委托和统筹管理工作。学校通过遴选方式确定10家代理机构组建采购代理机构库（以下简称“代理机构库”），遴选方式包括综合考察遴选和公开遴选，服务期限一般为3年。为保证代理机构开展工作的专业性、稳定性和服务质量，首先开展综合考察遴选，再开展公开遴选，综合考察遴选是针对服务期满的代理机构库中全部代理机构，依据“服务期限内，被委托的全部采购项目中，均未发生因代理机构工作不力被质疑成立或被投诉成立的情形”、“符合采购代理机构公开遴选的基本资格要求”、“服务期限内，没有发生‘被暂停项目委托半年或一年’、‘终止采购代理合作协议’或‘暂停或取消委托资格’的情形”和“服务期限内，采购代理机构未发生被广东省财政厅给予政府采购行政处罚的情形”等四项评定标准，符合评定标准的代理机构可直接进入代理机构库（以下简称“入库”）。如果综合考察遴选后，代理机构库数量不足10家，则以公开遴选方式确定剩余数量入库的代理机构，公开遴选委托综合考察遴选已入库的代理机构进行代理服务。如果综合考察遴选后，代理机构库数量已够10家，则不再组织公开遴选。学校与入库的代理机构签订委托代理服务协议，服务期满应重新组织遴选。

第四条 采购纳入集中采购目录的政府采购项目，必须委托集中采购机构代理采购。纳入政府采购监管范围的项目适用《中华人民共和国政府采购法》及其配套法律法规；纳入依法必须招标的工程项目适用《中华人民共和国招标投标法》及其配套法律法规；其它项目依据项目实际需要参照《中华人民共和国政府采购法》或《中华人民共和国招标投标法》及其配套法律法规执行。

第二章 委托代理项目的分配

第五条招标与采购中心成立采购代理机构管理工作小组（以下简称“工作小组”），负责代理机构的规范化管理工作。工作小组成员由招标与采购中心主任、副主任，采购业务科科长及采购项目经办人组成，招标与采购中心主任担任组长，必要时邀请用户部门代表及项目论证专家加入，项目论证专家在学校项目论证经济类专家库中随机产生，项目论证专家的评审劳务费按照400元/半天/人标准发放。工作小组决策应当遵照少数服从多数原则，如有重大意见分歧或重大情况尚不清楚的，应暂缓决策，待进一步调研、交换意见并请示上级意见后商定。

第六条代理机构随机抽取及监督。需要抽取产生代理机构的，抽取工作由招标与采购中心负责组织，招标与采购中心工作人员负责抽取，邀请纪检监察室、审计处等采购监督部门委派人员现场监督。采用“一项目一抽取”，即一次抽取仅对一个相应采购项目有效，抽取后30分钟内无法联系上代理机构的，可以在剩余的代理机构中重新抽取，抽取结束后，填写《广东金融学院采购代理机构抽取记录单》，由抽取人和监督人签名并存档。

第七条 学校所有需要委托代理机构实施的采购项目，其代理机构应当从代理机构库中选取。代理机构一经确定，如果发生采购项目预算金额变动的，代理机构维持不变。如果发生采购方式改变或学校决定撤销采购项目导致项目代理服务终止的情形，对于采购预算100万元以下的采购项目，则不再安排该代理机构参与所属轮次的其他项目抽取，对于采购预算100万元以上及400万元以下的采购项目，则可安排该代理机构继续参与所属轮次的其他项目抽取，所属轮次已结束的，则不再安排。

第八条 采购项目的基本分配原则

（一）对于采购预算100万元以下的采购项目，由招标与采购中心在代理机构库中随机抽取产生代理机构。以代理机构库内代理机构数量为一轮次，已抽中的代理机构不再参与本轮次其他项目的抽取，当本轮次抽取剩余2家代理机构时，本轮次结束，重新开展新一轮次随机抽取；

（二）对于采购预算100万元以上及400万元以下的采购项目，由招标与采购中心在代理机构库中随机抽取产生代理机构。以代理机构库内代理机构数量为一轮次，已抽中的代理机构不再参与本轮次其他项目的抽取，当本轮次抽取剩余1家代理机构时，本轮次结束，重新开展新一轮次随机抽取；

（三）对于采购预算400万元以上及1000万元以下的采购项目，由招标与采购中心通知代理机构库中代理机构自愿报名并提交报名材料（包括但不限于同类项目业绩、项目风险防控对策），由工作小组在已报名的代理机构中择优评定三家代理机构，再随机抽取产生。原则上不连续委托同一代理机构，当报名的代理机构数量在3家以下时，可不受此限制；

（四）对于重大项目或者特殊项目（专业性强、技术复杂、时间紧急或1000万元以上的项目），由招标与采购中心通知代理机构库中代理机构自愿报名并提交报名材料（包括但不限于同类项目业绩、项目风险防控对策），由工作小组（须邀请用户部门代表和项目论证专家各1名）在已报名的代理机构中择优评定三家代理机构，再随机抽取产生。当报名的代理机构数量在4家以下时，则由工作小组择优评定产生。原则上不连续委托同一代理机构。本项所指的重大项目或者特殊项目由招标与采购中心确定。

第三章采购代理机构的评价管理

第九条代理机构的评价

（一）招标与采购中心负责组织代理机构的采购项目评价、年度评价和服务期满评价工作。代理机构年度评价结果和服务期满评价结果由招标与采购中心进行公示，将作为学校代理机构库遴选及重大项目代理委托决策的参考因素。

（二）采购项目评价由招标与采购中心、审计部门和用户部门对代理机构的工作进行评价打分，按照“一项目一评价”的方式，在采购项目完成后。评价总分为100分，招标与采购中心评价权重占70%，共70分，审计部门和用户部门评价权重各占15%，共30分，采购项目评价总分=招标与采购中心评价得分+审计部门评价得分+用户部门评价得分，填写《广东金融学院招标采购项目评价表》。

（三）年度评价是招标与采购中心每年度对代理机构工作进行的汇总评价，年度评价得分=年度该代理机构完成的全部采购项目评价总得分/年度委托其完成的采购项目数量。

（四）服务期满评价是在三年服务期限结束后，由招标与采购中心对代理机构工作进行的综合评价，服务期满评价得分=三个年度评价的总得分/3。

第四章 采购代理机构的行为规范

第十条 代理机构应当具备以下条件：

（一）具有独立承担民事责任的能力；

（二）有健全的组织机构和内部管理的规章制度；

（三）拥有不少于5名熟悉政府采购法律法规、具备编制采购文件和组织采购活动等相应能力的专职从业人员；

（四）具备独立办公场所和代理政府采购业务所必需的办公条件；

（五）在自有场所组织评审工作的，应当具备必要的评审场地和录音录像等监控设备设施并符合省级人民政府规定的标准；

（六）具有可以作为评审委员会成员人选的技术、经济等方面的专家库。

第十一条 代理机构的职责：

（一）接受学校的监督，维护学校和供应商的合法权益；

（二）按委托协议要求，及时向学校提供采购资料；

（三）保护代理业务中各当事人资料、信息、商业秘密；

（四）按规定支付评审专家的评审费及相关论证费用；

（五）严格按照委托协议开展采购活动，不得超越代理权限；

（六）履行相关法律、法规和规章规定的其他义务。

第十二条 代理机构须建立项目经办人、项目经理和分管领导等组成的项目组织、实施、管理和领导机制。

第十三条 代理机构接受学校委托采购代理业务后，应主动提前介入，加强沟通，确定项目采购实施方案，建立项目采购内部控制和风险防范机制。

第十四条 招标与采购中心应与代理机构充分沟通，确保项目需求、采购方式和组织程序、采购文件制作、评审标准或办法等内容合法合规，符合项目实际特点和履约需要。

第十五条 代理机构须严格按照委托代理协议依法依规开展采购代理业务，主要包括：

（一）优先使用电子信息技术组织实施采购活动；

（二）在收齐项目相关材料后，3个工作日内编制好采购文件提交招标与采购中心（重大项目除外）；

（三）采购文件经学校书面确认后，1个工作日内在指定的媒体上发布采购公告；

（四）收到质疑后，1个工作日内以书面形式向招标与采购中心反馈，并在规定时间内组织答疑、发布澄清；

（五）优先在广东省政府采购评审专家库或广东省公共资源交易综合专家库中随机抽取评审专家，必须在省库抽取专家的项目按相关规定执行。在自有专家库中抽取专家的，应通过自动抽取系统严格按程序以随机抽取的方式确定；

（六）评审工作结束后，1个工作日内将评审报告报送招标与采购中心；

（七）学校确认采购结果后，1个工作日内在指定的媒体上发布结果公告，按规定发出中标（成交）通知书；

（八）发出中标（成交）通知书后，按学校要求整理并移交相关资料；

（九）建立真实、完整的采购活动档案制度，妥善保管采购活动文件，采购文件的保存期限为自采购工作结束之日起至少15年；同时制作一份采购活动过程中的归档材料（包括纸质版和电子版）交由学校备案。

第五章 采购代理机构库的动态管理

第十六条代理机构如出现下列情况的，经工作小组研究讨论，报分管招标与采购工作的校领导同意，将被暂停项目委托半年或一年：

（一）无正当理由拒绝接受项目委托的；

（二）未按有关规定在指定的媒体上发布采购信息，未按采购信息发布的时间、地点发售采购文件的；

（三）公告内容前后矛盾导致歧义，或存在违法违规条款的；

（四）未严格履行代理机构法定职责的；

（五）对投标人开标现场提出的异议未及时处理，或处理不当引起争议或投诉的；

（六）没有如实记载投标文件的送达时间和密封情况，开标记录内容不完整、不准确的；

（七）在评审过程中发表影响评审委员会公正评审的倾向性、歧视性言论的；

（八）除法定情形外，未获得学校确认，擅自发布评审结果的；

（九）未按规定公示中标候选人情况、评审结果及拟定中标人名称的；

（十）由于代理机构的工作错失，导致项目进度严重滞后于约定时间或某一采购环节延迟5天以上的；

（十一）由于代理招标文件的编写质量问题，导致委托项目存在合同纠纷的；

（十二）服务期限中任一年度内，委托项目中累计出现3次被质疑并因质疑造成更正，代理机构工作不力的；

（十三）服务期限中任一年度内，出现2次采购项目评价在60分以下（百分制）的。

第十七条代理机构如出现下列情况的，经工作小组研究讨论，报分管招标与采购工作的校领导同意，学校有权取消该代理机构的代理资格，终止采购代理合作协议，将其移出代理机构库：

（一）违反法律法规或委托代理协议泄露应当保密的或者可能影响公平竞争的与招标投标活动有关的情况和资料的；

（二）与供应商或学校相关人员恶意串通的；

（三）在采购过程中接受贿赂或者获取其他不正当利益的；

（四）擅自修改采购文件或者评审结果的；

（五）伪造、变造、隐匿或者销毁应当归档保存的采购活动资料的；

（六）年度评价或者服务期满评价在60分以下（百分制）的；

（七）由于代理机构工作不力，委托代理的采购项目被质疑，且被质疑事项成立的；

（八）由于代理机构工作不力，委托代理的采购项目被投诉，且被投诉事项成立；

（九）由于代理机构的工作错失，导致采购项目重新招标或者评审的；

（十）服务期限内，未经我校许可，擅自更换项目负责人的；

（十一）服务期限内，将代理资格或代理的采购项目分包、转包他人的；

（十二）被列入“信用中国”网站(www.creditchina.gov.cn)“记录失信被执行人或重大税收违法案件当事人名单或政府采购严重违法失信行为”记录名单；或者处于中国政府采购网(www.ccgp.gov.cn)“政府采购严重违法失信行为信息记录”中的禁止参加政府采购活动期间；

（十三）法律、法规、规章规定的其他违法行为。

第十八条服务期限内，代理机构经工作小组研究讨论并认定不负责任或者不专业，经学校采购工作领导小组同意，可以暂停或取消其委托资格。

第十九条 服务期限内，代理机构库实行开放式动态调整，优胜劣汰。如果出现部分库内代理机构被淘汰等原因导致代理机构库中享有委托资格的代理机构数量在6家以下时，可按照公开遴选的名次依次补足，数量仍然在6家以下的，经分管招标与采购工作的校领导同意，可直接邀请近三年获得“中国政府采购奖”的广州地区代理机构继续补足。补充入库的代理机构或者经学校许可其更换项目负责人的代理机构，只有在完成代理至少一项采购预算400万元以下的采购项目且该采购项目评价达到60分以上时，方可委托其代理采购预算400万元以上的采购项目。代理机构需更换项目负责人的，须提前至少一周，书面告知学校，得到许可后，方可代理学校采购项目。

第二十条代理机构的评价工作接受学校纪检监察、审计、校长办公室等部门的监督检查和群众的监督。

第六章 附则

第二十一条 本细则中“以上”含本数，“以下”不含本数。

第二十二条 本细则自公布之日起施行，《广东金融学院采购代理机构管理实施细则（试行）》同时废止。本细则由招标与采购中心负责解释。